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title: Personalbeschaffungsprozess
description: Ein durchdachter und wirksamer Personalbeschaffungsprozess ist sehr hilfreich, damit du die besten Techies für dein Unternehmen gewinnen kannst.
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[Personalbeschaffung](https://blog.people-grow.com/tag/personalbeschaffung)

# Personalbeschaffungsprozess

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## Personalbeschaffungsprozess – so geht erfolgreiche Mitarbeitergewinnung

 

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind essenziell für dessen Erfolg. Das ist Fakt. Wir werden uns an dieser Stelle jedoch nicht in das Meer der Theorien stürzen und die Gründe dafür beleuchten. Du hast sie sicherlich schon oft gehört. In diesem Beitrag geht es praktisch zu. Als erfolgreiche [Personalberater in Deutschland](https://blog.people-grow.com/personalberater-deutschland) geben wir Dir eine genaue Anleitung, die Dich Schritt für Schritt zu einer erfolgreichen [Personalbeschaffung](https://www.people-grow.com/personalbeschaffung) führen wird. Sei willkommen auf der Reise durch den Personalbeschaffungsprozess.

 

## Erfolgreiche Personalbeschaffung ist kein Kinderspiel

Personalbeschaffung ist ein Prozess, der darauf abzielt, Mitarbeiter zu finden, die optimal zum Unternehmen und zur offenen Stelle passen. Dabei werden die freien Stellen identifiziert, Stellenanforderungen analysiert, die Bewerbungen geprüft und die passenden Kandidaten ausgewählt. Ganz einfach, nicht wahr?

 

Nein, so einfach ist es leider nicht. Denn eine erfolgreiche Personalbeschaffung erfordert eine genaue Planung, durchdachte Strategie und eine Menge Erfahrung.

 

Der Prozess der Mitarbeitergewinnung besteht aus fünf Best Practices, die zusammen eine erfolgreiche und effiziente Personalbeschaffung gewährleisten:

1. Planung der Rekrutierung
2. Strategieentwicklung
3. Mitarbeitersuche
4. Screening
5. Auswertung und Kontrolle

Der Rekrutierungsprozess ist der erste Schritt zum Aufbau einer starken Human Resource Base.

 

## 5 Schritte einer erfolgreichen Personalbeschaffung

 

Der Personalbeschaffungsprozess durchläuft ein systematisches Verfahren sowie [Personalbeschaffungsmaßnahmen](https://blog.people-grow.com/personalbeschaffungsma%C3%9Fnahmen), welche wir Dir in folgenden Schritten genau beleuchten:

 

### 1. Planung der Rekrutierung

Eine genaue Planung der Rekrutierung ist der erste Schritt im Personalbeschaffungsprozess. Sie umfasst die Merkmale der zu besetzenden Stelle sowie Erfahrung, Qualifikationen und Fähigkeiten, die für die Stelle erforderlich sind. Ein strukturierter Rekrutierungsplan ist ein Muss, um potenzielle Kandidaten aus dem Kandidatenpool richtig zu identifizieren. Die Kandidaten müssen qualifiziert, erfahren und in der Lage sein, die Verantwortung zu übernehmen, die erforderlich ist, um die Ziele der Organisation zu erreichen.

 

**Definition der offenen Stelle**

Zu Beginn sollte der Job genau definiert werden. Dieser Teilprozess beginnt mit dem Eingang einer Einstellungsanfrage von einer Fachabteilung, die an die Personalabteilung gerichtet ist. In einem gemeinsamen Gespräch zwischen der Fachabteilung und den Personalverantwortlichen werden die genauen Aufgaben der Stelle festgelegt und die erforderlichen Qualifikationen ermittelt. Auch solche Eckpunkte wie Umfang der Arbeitszeit oder eventuell Befristung sollten im Vorfeld geklärt werden.

 

**Jobanalyse**

Die Jobanalyse ist der Prozess der Identifizierung, Analyse und Definition der Pflichten, Verantwortlichkeiten, Fertigkeiten und Fähigkeiten eines bestimmten Jobs. Diese Faktoren helfen Dir zu bestimmen, was für die Stelle erforderlich ist und was ein Mitarbeiter haben muss, um die Arbeit produktiv ausführen zu können. Die Jobanalyse unterstützt Dich nicht nur bei der Auswahl der Kandidaten. Auch zur Identifikation von benötigten Schulungen und zur Festlegung der Vergütung ist die Analyse des Jobs essenziell.

 

Die folgenden Schritte sind bei der Stellenanalyse wichtig:

- Erfassen und Sammeln von Informationen aus der Fachabteilung
- genaue Überprüfung von Informationen
- Ermittlung der Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die Stelle erforderlich sind
- Erstellung der Stellenbeschreibungen und -bewertung auf Basis der Informationen

Stellenbeschreibung und -bewertung sind die unmittelbaren Produkte der Stellenanalyse und die Grundlage für die Strategieentwicklung.

 

### 2. Strategieentwicklung

Sobald die Stellenbeschreibung und Stellenbewertung abgeschlossen sind, beginnt der zweite Schritt im Personalbeschaffungsprozess – Festlegung der genauen Rekrutierungsstrategie. Zur Strategieentwicklung empfiehlt es sich, ein Expertenteam aus Vertretern der Fachabteilung, HR-Spezialisten und Controllern zusammenzustellen. So kann unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Budgets sowie Unternehmensziele die optimale Strategie zur Personalgewinnung entwickelt werden. Die Rekrutierungsstrategie soll folgende Punkte beinhalten:

 

- Employer Branding
- Methoden der internen Personalbeschaffung
- Methoden der externen Personalbeschaffung
- Geografische Grenzen

Eine durchdachte Strategie reduziert Kosten, minimiert das Risiko für Fehlbesetzungen und trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei.

 

### 3. Mitarbeitersuche

Zu Beginn der Suche nach neuen Mitarbeitern steht die grundsätzliche Entscheidung, entweder für interne Personalbeschaffung oder externe Personalbeschaffung.

 

**Interne Personalbeschaffung**

Bei der [internen Personalbeschaffung](https://blog.people-grow.com/interne-personalbeschaffung-chancen-risiken-l%C3%B6sungsans%C3%A4tze) werden die neuen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens gesucht.

Vorteile der internen Personalbeschaffung:

- Durch Aufstiegsmöglichkeiten werden die eigenen Mitarbeiter motiviert.
- Interne Rekrutierung erfordert keine großen Kosten.
- Die Mitarbeiter kennen das Unternehmen bereits und benötigen dadurch keine bzw. nur kurze Einarbeitungszeit.
- Die Leistungen und Kompetenzen der Mitarbeiter sind bekannt. Dadurch wird das Risiko einer Fehlbesetzung minimiert.

Zu den Nachteilen der internen Personalbeschaffung gehört der begrenzte Kandidatenkreis und möglicher Konfliktpotential, der durch interne Umsetzung entstehen kann.

 

**Praxistipp:** Die interne Personalbeschaffung ist nur dann sinnvoll, wenn eine ausreichende Anzahl der infrage kommenden Kandidaten zur Verfügung steht. Wenn diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, solltest Du auf externe Personalbeschaffung zugreifen.

 

**Externe Personalbeschaffung**

Die [externe Personalbeschaffung](https://blog.people-grow.com/externe-personalbeschaffung-vorteile-herausforderungen-und-l%C3%B6sungsans%C3%A4tze) nutzt externe Quellen für die Gewinnung des neuen Personals. Dazu gehören:

- Online-Bewerberdatenbanken
- klassische Ausschreibung der offenen Stelle auf Jobbörsen, Unternehmenshomepage oder in Printmedien
- Recruiting durch Social Media
- Jobmessen
- Karriereveranstaltungen an Schulen und Universitäten
- Mitarbeitersuche über einen HR-Dienstleister

 

Vorteile der externen Personalbeschaffung:

- Größere Auswahl der Kandidaten
- Vermeidung von Personallücken durch interne Umsetzungen
- Neue Kompetenzen und frische Ideen kommen ins Unternehmen

Zu den Nachteilen der externen Personalbeschaffung gehören hohe Rekrutierungskosten und die höhere Wahrscheinlichkeit für Fehlbesetzungen.

 

**Praxistipp:** Für eine erfolgreiche Personalbeschaffung braucht es vorwiegend Erfahrung und Branchenkenntnisse. Wenn Du Dich unsicher fühlst und Fehlentscheidungen vermeiden möchtest, solltest Du Dich an erfahrene [Personalberater](https://people-grow.com/personalberater) wenden. Die fachspezifische Expertise und die Berücksichtigung der regionalen Besonderheiten machen die Personalberater zu wichtigem Begleiter auf dem Erfolgsweg Deines Unternehmens.

 

### 4. Screening

[Screening](https://blog.people-grow.com/die-4-schritte-personalauswahl-strategie-die-80-mehr-impact-verspricht) ist ein wesentlicher Bestandteil des Rekrutierungsprozesses, der Dir dabei hilft, unqualifizierte oder unpassende Kandidaten auszusortieren.

Screening besteht aus drei Phasen:

 

**1. Überprüfung von Lebensläufen und Anschreiben**

Bei der Durchsicht der Lebensläufe werden Qualifikationen, Berufserfahrung sowie Kompetenzen der Kandidaten gemäß den Anforderungen der Stelle geprüft und bewertet.

Um die beste Auswahl potenzieller Kandidaten zu gewährleisten, solltest Du bei der Überprüfung von Lebensläufen auf folgende Punkte achten:

- Grund für den Jobwechsel
- Länge der Beschäftigungszeiten bei vorherigen Arbeitgebern (kein Jobhopping)
- Lange Beschäftigungslücken
- Fehlendes Karrierewachstum

**2. Durchführung von Interviews**

In der zweiten Stufe werden die Interviews durchgeführt. Dabei sind Telefon-, Video- sowie Face-to-Face Interviews möglich. Die Gespräche helfen Dir, die Kandidaten besser kennenzulernen und deren Fähigkeiten und Fachwissen zu prüfen.

 

**3. Bestimmung der besten Kandidaten**

Im dritten Schritt werden die Kandidaten bewertet. Es empfiehlt sich, mehrere Kandidaten nach einem Ranking auszuwählen. Denn in der Praxis kommt es häufig vor, dass der gewünschte Kandidat sich für einen anderen Arbeitgeber entscheidet. Wenn Du Dich für mehrere Kandidaten entschieden hast, kannst Du im Fall einer Absage auf den nächstbesten Kandidaten zugreifen.

 

### 5. Auswertung und Kontrolle

Die Evaluation und Kontrolle gehören zum letzten Schritt im Rekrutierungsprozess. Dabei werden die Effektivität und Validität des Personalbeschaffungsprozesses und der dazugehörigen Methoden bewertet. Die Rekrutierung ist ein kostspieliger Prozess, daher ist es wichtig, dass die Effektivität des Rekrutierungsprozesses sorgfältig evaluiert wird.

 

Die im Rekrutierungsprozess anfallenden Kosten müssen regelmäßig bewertet und kontrolliert werden. Dazu gehören:

- die Kosten für Werbung und andere Ausgaben, die bei der Einstellung anfallen
- Kosten, die durch die unbesetzte Stelle entstehen
- Zeit, die Führungskräfte und Spezialisten für die Erstellung von Stellenbeschreibung, Stellenbewertung und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen aufwenden.

**Praxistipp:** In vielen Fällen lohnt es sich, für die Personalgewinnung externe Personalberater zu beauftragen. Die HR-Experten können durch großes Netzwerk, bewährte Methoden und branchenspezifische Erfahrung (z. B. [IT-Personalberater](https://blog.people-grow.com/personalberater-it)) die offene Stelle schneller besetzen. Zudem berücksichtigen die Spezialisten regionale Merkmale. So können die [Personalberater in Frankfurt](https://blog.people-grow.com/personalberater-frankfurt)oder [Personalberater in München](https://blog.people-grow.com/personalberater-m%C3%BCnchen)auf die Besonderheiten der Großstädte eingehen und die Personalsuche optimal gestalten. Die Stellenbesetzung erfolgt oft schneller als die eigenständige, langwierige Personalsuche. Dies reduziert die Rekrutierungskosten und identifiziert die Kandidaten, die ideal zum Unternehmen passen.

 

Willst Du die besten Mitarbeiter finden und Deinen Personalbeschaffungsprozess optimieren? Die HR-Experten von PEOPLE GROW beraten Dich gern.

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#### Giorgo Papanikolaou

[Folgen Sie mir auf meiner Website](https://blog.people-grow.com/www.people-grow.com) [Folgen Sie mir auf Facebook](https://www.facebook.com/peoplegrow.recruiting) [Folgen Sie mir auf LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/giorgo-papanikolaou/)

Hey, ich bin Giorgo. Und ich trete dafür ein, dass Arbeit ein bereichernder Teil unseres Lebens ist. Arbeit nimmt so viel Lebenszeit und -energie von uns allen ein, dass sie deutlich mehr Lust statt Frust sein sollte – für Unternehmer und Mitarbeiter. Mitte der 70er-Jahre in Mainz geboren, war es als Sohn griechischer Gastarbeiter nicht immer leicht zwischen beiden Kulturen zu wandeln. Nicht willens, mich von diesen ungünstigen Startbedingungen unterkriegen zu lassen, habe ich nach einer erfolgreichen Karriere im Maschinenbau und in der Personalberatung mein Herz in die Hand genommen und mein erstes Unternehmen gegründet. Als visionärer Freigeist habe ich die einzigartige Möglichkeit gesehen, Unternehmertum mit Emotionen, Mitgefühl und Verbundenheit zu kombinieren und der Arbeitswelt einen tieferen Sinn zu geben. Wachrütteln, an menschliche Werte zu appellieren und mein Tun als Anregung für positive Wandlung zu betrachten – das zählt zu meiner ganz persönlichen Natur! Durch meine Arbeit möchte ich sowohl Start-ups als auch gestandene Unternehmen unterstützen, zu einer Sexy Arbeitgebermarke mit emotional gebundenen Mitarbeitern zu werden. Dafür biete ich euch Auswege aus der Fachkräfte-Falle und sorge dafür, dass ihr keine teuren Headhunter und Agenturen mehr benötigt. Sondern die vielversprechenden Talente von sich aus den Weg zu euch finden.

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